Microsoft Office Word merupakan aplikasi perkantoran yang diluncurkan oleh Microsoft Corp. Versi terbarunya sekarang sudah dirilis Microsoft Word 2016. Versi ini menawarkan beberapa perubahan tampilan, menu serta fitur-fitur tambahan lainnya.
Bagi anda yang biasa membuat surat untuk suatu kepentingan pengumuman atau undangan, pasti akan merasa kerepotan jika harus membuat surat untuk satu persatu penerima. Mungkin tidak masalah jika penerima hanya beberapa orang, misal 5 orang. anda bisa mengedit dan mencetak satu persatu untuk masing-masing penerima. Tapi bayangkan jika penerimanya lebih dari 50 orang misalnya!. apakah anda akan mengetik sampai 50 halaman untuk semua penerima? Tentu sangat repot sekali.
Untuk itulah pada tutorial kali ini komputet-otodidak ingin berbagi langkah-langkah membuat surat massal menggunakan mail merge, fasilitas ini teersedia untuk semua versi Microsoft Word, mulai Office 1997 sampai yang terbaru 2016.
Berikut adalah contoh Surat massal untuk pemberitahuan Kelulusan Siswa SMK, yang saya pakai sebagai materi Ujian Praktek mata pelajaran KKPI SMK.
Untuk membuat Mail Merge, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buatlah dokumen master yang berisi pengumuman yang akan disebarkan. Ketik isi pengumuman sesuai kebutuhan, kosongkan bagian yang berisi data penerima. Simpan dengan nama Pengumuman.docx
- Buat lagi sebuah dokumen baru lagi yang berisi tabel data penerima. File ini hanya berisi tabel penerima tanpa didahului judul atau kalimat lain sebelum tabel. Isikan data-data penerima sesuai kebutuhan. Simpan dengan nama tabel_data.docx. File data ini juga bisa dibuat dengan microsoft excel. Selanjutnya tutup file data tabel penerima.
- Kembali lagi ke file utama (Pengumuman.docx). Klik tab menu Mailings, klik Select Recipient, pilih Use Existing List untuk memilih file tabel data yang tadi sudah kita buat.
- Selanjutnya cari file yang tabel_data yang tadi sudah dibuat, klik open.
- Setelah terbuka pilih insert merge field untuk memasukkan field-field data pada lembar pengumuman. Lakukan satu persatu sampai semua field dimasukkan ke bagian masing-masing
- Setelah semua field dimasukkan, hasilnya akan seperti ini:
- Sampai disini kita sudah berhasil memasukkan semua field ke dalam bagian-bagian pengumuman sesuai posisinya masing-masing. Untuk melihat hasil akhir dari Mail Merge ini klik Preview Result, untuk melihat record berikutnya klik tanda panah disamping Preview Result.
- Untuk mencetak pengumuman yang kita buat di kertas, pilih menu Finish & Merge, pilih Print Document, kita bisa memilih untuk mencetak semua record, record yang sedang aktif, atau pilihan record yang kita inginkan.
Sampai disini, kita telah selesai membuat surat massal dengan bantuan Program Microsoft Word, semoga bermanfaat.
No comments:
Post a Comment